Częstochowa, dnia 7 listopada 2017 roku

ZAPYTANIE OFERTOWE NR 01/11/2017

Wykonanie analizy przedwdrożeniowej i w zakresie dostosowania systemu stanowiącego przedmiot projektu do indywidualnych potrzeb Wnioskodawcy na potrzeby realizacji projektu „Wdrożenie innowacyjnej platformy sprzedażowej oraz rozwiązań z zakresu TIK celem zwiększenia konkurencyjności Spółki.”

1. ZAMAWIAJĄCY:

„ROMBOR” Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

ul. Rzeźnicka 8, 42-202 Częstochowa

Osoby upoważnione do kontaktu ze strony Zamawiającego w sprawie zamówienia:

Grzegorz Załuski
e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
tel.: 660 -789-221

Tadeusz Romaniuk
e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

tel.: 660 789 222

2. INFORMACJE OGÓLNE:

- postępowanie prowadzone jest celem zachowania wymogów określonych w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020, wydanych na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014 – 2020 (Dz.U. z 2016 r. poz. 217) – ustawa wdrożeniowa,

- prowadzone postępowanie ma na celu zapewnienie, że wydatek w projekcie zostanie poniesiony             z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, w sposób przejrzysty, racjonalny (celowy), oszczędny                i efektywny,

- do postępowanie nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych,

- postępowanie prowadzone jest przed podpisaniem umowy o dofinansowanie.

3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Kod CPV: 72200000-7 - Usługi doradcze w zakresie programowania oprogramowania

Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie usługi doradczej w wymiarze 80 roboczogodzin pracy Wykonawcy polegającej na doradztwie w zakresie zastosowania i wykorzystania środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz technologii informacyjno – komunikacyjnych w przedsiębiorstwie a także dotyczącej opracowania dokumentacji źródłowej nowego systemu, mającego zostać wdrożonym w ramach projektu „Wdrożenie innowacyjnej platformy sprzedażowej oraz rozwiązań z zakresu TIK celem zwiększenia konkurencyjności Spółki.”

Usługa ma przyjąć postać analizy przedwdrożeniowej systemu, która pozwoli na opracowanie założeń konstrukcyjnych dla realizacji projektu/wdrażanego systemu (na podstawie już istniejących założeń projektowych – wskazanie konkretnych informacji na bazie których będzie prowadzone postępowanie dotyczące wyboru dostawcy), w tym zakres konieczności dostosowania istniejących (standardowych) rozwiązań programistycznych dostępnych na rynku do konkretnych, indywidualnych potrzeb Wnioskodawcy.

Oczekuję się, że w ramach usługi zostaną także sprecyzowane założenia konstrukcyjne do wdrażanego systemu B2B, na bazie których będzie pracował w późniejszym okresie wykonawca systemu. Dzięki realizacji usługi doradczej ma zostać pozyskana wiedza pozwalająca na dokładne określenie schematu konstrukcyjnego wdrażanego systemu, doprecyzowanie (zgodnie z założeniami projektowymi) założeń systemu w ujęciu proponowanych rozwiązań informatycznych, a także zostaną przedstawione rekomendacje związane z wdrażanym systemem, co będzie stanowiło doradztwo w zakresie zastosowania i wykorzystania zakupionych WNiP. Oczekuje się, iż zostanie dokonana weryfikacja zakresu wdrażanego projektu w rozumieniu przełożenia potrzeb przedsiębiorstwa w kontekście realizacji celu projektu na język informatyczny. Analiza przedwdrożeniowa ma także precyzować potencjalne ryzyka informatyczne związane z wdrożeniem i kompatybilnością proponowanych rozwiązań. Będzie miała za zadanie wskazać konkretne zagrożenia informatyczne w związku z planowanymi działaniami i założonymi rozwiązaniami (w tym kompatybilności z aktualnie wykorzystywanym oprogramowaniem). Analiza ma zwrócić uwagę na najważniejsze aspekty realizacji systemu, co pozwoli na prawidłową weryfikację zleconych do osiągnięcia funkcjonalności, zgodnych z założeniami wniosku o dofinansowanie.

Przedmiotem projektu „Wdrożenie innowacyjnej platformy sprzedażowej oraz rozwiązań z zakresu TIK celem zwiększenia konkurencyjności Spółki” jest zaimplementowanie do przedsiębiorstwa ROMBOR Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością rozwiązań z zakresu TIK celem poprawy efektywności jego funkcjonowania poprzez optymalizację aktualnie realizowanych w przedsiębiorstwie Wnioskodawcy procesów biznesowych, w tym przede wszystkim procesów z zakresu sprzedaży i gospodarki magazynowej. Przewiduje się uruchomienie platformy handlowej Centrum Zaopatrzenia Przemysłu, która pozwoli na rozszerzenie asortymentu oferowanego przez Spółkę. W ramach projektu zostaną zakupione wartości niematerialne i prawne (oprogramowanie), które pozwolą na wdrożenie zaplanowanych rozwiązań. Zaplanowane są także wydatki związane ze sprzętem, gdyż dotychczas wykorzystywany w przedsiębiorstwie sprzęt IT zamortyzował się i nie pozwoli na osiągnięcie założeń projektowych.

W wyniku realizacji projektu przewiduje się:

- wdrożenie nowoczesnej centrali telefonicznej, umożliwiającej połączenie z systemem CRM i przez to lepsze jego wykorzystanie,

- wdrożenie systemu zabezpieczenia sieci przed niepowołanym dostępem oraz stworzenie możliwości przechowywania danych związanych z wdrażanym rozwiązaniem B2B oraz dotychczasowymi procesami w przedsiębiorstwie,

- wdrożenie rozwiązania B2B umożliwiającego rozszerzenie asortymentu oferowanego przez przedsiębiorstwo poprzez stworzenie Centrum Zaopatrzenia Przemysłu,

- wdrożenie rozwiązań poprawiających gospodarkę magazynową,

- wdrożenie nowoczesnej centrali telefonicznej, która będzie powiązana z wdrażanymi rozwiązaniami, przede wszystkim w zakresie CRM.

Efektami realizacji projektu będą:

- poprawa jakości i efektywności obsługi klientów poprzez stworzenie jednolitej bazy danych dotyczących klientów, w której rejestrowane będą także rozmowy telefoniczne, stanowiące jeden z najistotniejszych elementów systemu wsparcia sprzedaży,

- zabezpieczenie danych wykorzystywanych w przedsiębiorstwie oraz sieci przed niepowołanym dostępem mogącym zakłócić funkcjonowanie Spółki,

- racjonalizacja gospodarki magazynowej przedsiębiorstwa poprzez wykorzystanie TIK do organizacji magazynu (wdrożenie rozwiązań pozwalających na szybką lokalizację towarów na magazynie, w tym wykorzystanie kodów kreskowych) ,

- poprawa organizacji pracy oraz komunikacji pomiędzy poszczególnymi działami,

- usprawnienie procesów zarządczych dotyczących kontroli poczynań pracowników,

- rozszerzenie asortymentu przedsiębiorstwa.

Zakłada się, że:

- wdrażany system będzie zintegrowany z aktualnie użytkowanym systemem ERP - NAVIREO,

- będzie rozwiązaniem zaprojektowanym indywidualnie do zdefiniowanych potrzeb Wnioskodawcy.

4. HARMONOGRAM REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

3 tygodnie od podpisania umowy (szacowany termin: 11 grudnia 2017 r.)

5. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:

1. O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy spełniający łącznie następujące kryteria dostępu:

a. posiadają niezbędną wiedzę i potencjał techniczny umożliwiający prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia,

b. posiadają uprawnienia do wykonania przedmiotu zamówienia,

c. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej należyte wykonanie zamówienia,

d. nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem                                  i przeprowadzeniem procedury wybory wykonawcy a wykonawcą, polegające                                  w szczególności na:

-      uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

-      posiadaniu, co najmniej 10 % udziałów lub akcji,

-      pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

-      pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

2. Ocena spełnienia kryteriów dostępu określonych w punktach 5.a, 5.b, 5.c, 5.d następuje na podstawie Oświadczenia, złożonego przez Wykonawcę według wzoru, stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

3. Przy ocenie spełnienia kryterium uwzględnia się sytuację przedsiębiorstwa sprzed przekształcenia lub wniesienia aportu, jeżeli takie czynności miały miejsce.

4. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana w oparciu o kryterium: "spełnia" -"nie spełnia". W przypadku niespełnienia któregokolwiek z warunków dostępu, Zamawiający wykluczy wykonawcę z postępowania o udzielenie zamówienia. Oferta Wykonawcy wykluczonego podlega odrzuceniu.

6. WYMAGANE DOKUMENTY

Oferent jest zobowiązany do złożenia następujących oświadczeń i dokumentów:

  1. Wypełniony Formularz Oferty, sporządzony wg. wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
  2. Dokumenty potwierdzające uprawnienie osób podpisujących ofertę do jej podpisania, o ile nie wynikają one z przepisów prawa lub innych dokumentów rejestrowych.
  3. Oświadczenie Oferenta o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, sporządzone wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

7. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCĄ

  1. Postępowanie jest prowadzone w języku polskim. Zamawiający nie dopuszcza złożenia ofert                w innym języku.
  2. Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, zapytania oraz informacje Wykonawcy zobowiązani są przekazywać pisemnie na adres Zamawiającego.
  3. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, przekazane za pomocą faksu lub poczty elektronicznej, uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu i została niezwłocznie potwierdzona pisemnie.
  4. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. Odpowiedź zostanie udzielona przez Zamawiającego niezwłocznie pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynie do Zamawiającego nie później niż do godz. 15.00 dnia poprzedzającego termin składania ofert.

8. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT

  1. Należy przygotować jeden egzemplarz oferty na Formularzu Ofertowym, który jest załączony do niniejszego zapytania ofertowego jako załącznik nr 1. Do Formularza Oferty Oferent ma obowiązek załączyć dokumenty określone w punkcie 6. Zapytania – „Wymagane dokumenty”.
  2. Oferta winna być zgodna z opisem przedmiotu zamówienia.
    1. Oferta powinna być napisana w języku polskim, na komputerze, maszynie do pisania lub inną trwałą i czytelną techniką oraz podpisana przez osobę lub osoby upoważnione w dokumentach rejestrowych do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo do reprezentowania firmy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty, udzielone przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentacji podmiotu.
    2. Upoważnienie (pełnomocnictwo) powinno być przedstawione w formie oryginału lub poświadczonej notarialnie za zgodność z oryginałem kopii.
    3. W przypadku przesyłania oferty wraz z załącznikami w wersji elektronicznej na wskazany adres e-mail, wskazane dokumenty po wypełnieniu i podpisaniu przez osobę upoważnioną do reprezentacji Oferenta należy zeskanować w plikach PDF.
    4. Oferent poniesie wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
    5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert bądź ich uzupełnień w wyznaczonym terminie. Niezłożenie wyjaśnień bądź uzupełnień w wymaganym terminie będzie skutkować odrzuceniem oferty.
    6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Oferenta do przedstawienia dodatkowych dowodów na spełnianie kryteriów deklarowanych przez wykonawcę w ofercie.
    7. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

9. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

  1. Oferty będące odpowiedzią na niniejsze zapytanie ofertowe należy złożyć w formie pisemnej, tj. osobiście lub drogą pocztową w zamkniętej kopercie opisanej: „Oferta w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 01/11/2017. Nie otwierać przed terminem otwarcia ofert” w siedzibie ROMBOR Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, lub przesłać drogą e-mail na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
  2. Dla ofert przesłanych lub dostarczonych do siedziby Zamawiającego liczy się data i godzina wpływu do siedziby Zamawiającego (także w przypadku drogi pocztowej). Dla ofert przesłanych drogą e-mail liczy się termin wpływu wiadomości na serwer pocztowy w sposób umożliwiający zapoznanie się z treścią.
  3. Termin składania ofert upływa dnia: 15 listopada 2017 roku o godz. 10.00. Oferty złożone lub przesłane po tym terminie nie będą rozpatrywane.

10. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Termin związania ofertą wynosi 60 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert.

11. ODRZUCENIE OFERTY

Oferta zostanie odrzucona przez Zamawiającego w przypadku gdy:

  1. zostanie złożona przez Wykonawcę, który nie spełnia kryteriów dostępu określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym,
  2. zostanie podpisana przez osobę, która nie jest upoważniona do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji określoną w rejestrze sądowym lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Oferenta albo przez osobę, która nie jest umocowana przez osobę uprawnioną, przy czym pełnomocnictwo musi być załączone do oferty,
  3. jej treść nie będzie odpowiadała warunkom określonym w zapytaniu ofertowym nr 01/11/2017 oraz załącznikach, które są integralną częścią zapytania ofertowego,
  4. zostanie złożona po terminie,
  5. Wykonawca nie przedstawi wyjaśnień dotyczących treści oferty bądź nie uzupełni braków,
  6. Wykonawca poda w ofercie nieprawdziwe informacje.

Oferty odrzucone nie będą rozpatrywane.

12. KRYTERIA OCENY OFERT I ICH ZNACZENIE (WAGI) ORAZ SPOSÓB OCENY OFERT

Do oceny ofert zostaną zastosowane następujące kryteria wyboru:

Kryterium

Waga

  1. Cena netto

85%

  1. Termin realizacji usługi

15%

Sposób przyznawania punktów w poszczególnych kryteriach:

Podstawę do oceny ofert kryterium „Cena netto” stanowić cena netto oferty. Oferta z najniższą ceną, otrzyma maksymalną liczbę punktów (100 pkt x 85 % - 85 punktów). Punkty pozostałym wykonawcom zostaną przyznane wg następującej zasady:

gdzie:

Cn – najniższa zaproponowana cena netto

Co – cena netto zaproponowana w badanej ofercie

Kc – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Cena netto”

Przez kryterium „Termin realizacji usługi” Zamawiający rozumie określony przez Oferenta termin realizacji przedmiotu zamówienia określony w dniach i podany w Formularzu Ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Oferta z najkrótszym terminem realizacji usługi otrzyma maksymalną liczbę punktów (100 pkt x 15% - 15 punktów). Punkty pozostałym wykonawcom zostaną przyznane wg następującej zasady:

gdzie:

To – termin realizacji usługi zaproponowany w badanej ofercie

Tn – najkrótszy termin realizacji usługi zaproponowany w ofertach

                           Kt– liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „termin realizacji usługi”.

Spośród ważnych ofert, Zamawiający uzna za najkorzystniejszą i wybierze ofertę, która spełni wszystkie wymagania określone w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia oraz uzyskała największą liczbę punktów w ocenie końcowej.

gdzie:

K – liczba punktów w ocenie końcowej

Kc – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium cena netto

Kt – liczba punktów przyznana w kryterium termin realizacji usługi

Wartości punktowe w poszczególnych kryteriach zostaną podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, a zaokrąglenie zostanie dokonane zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami matematycznymi.

13. WARUNKI ZMIANY UMOWY

Umowa zawarta w wyniku postępowania wszczętego na skutek niniejszego zapytania ofertowego, może zostać zmieniona w drodze aneksu do umowy w następującym zakresie
i przypadkach:

-        w przypadku zmiany wartości umowy, tj. zwiększenia bądź zmniejszenia stawek podatku od towarów i usług, dotyczących Przedmiotu Zamówienia w wyniku zmian ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 ze zm.), które wejdą w życie po dniu zawarcia umowy, a przed wykonaniem przez Wykonawcę Przedmiotu Zamówienia;

-        zmiana istotnych postanowień umowy w stosunku do treści oferty jest dopuszczalna
w sytuacji, gdy jest ona korzystna dla Zamawiającego i nie była możliwa do przewidzenia na etapie podpisywania umowy;

-        zmiany terminu wykonania zamówienia, w przypadku gdy zmiana terminu wykonania umowy wynika z przyczyn niezależnych od Wykonawcy.

14. INFORMACJE DODATKOWE

  1. Po dokonaniu wyboru oferty Zamawiający poinformuje Oferentów biorących udział w postępowaniu ofertowym o wynikach za pośrednictwem strony internetowej: www.rombor.com.pl w zakładce dotyczącej zamówień.
  2. Po dokonaniu wyboru oferty Zamawiający poinformuje Oferenta, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, o terminie i sposobie podpisania umowy.
  3. Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
  4. Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest ofertą w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego.
  5. Zamawiający nie odsyła złożonych ofert.
  6. Zamawiający ma prawo unieważnić postępowanie bez podania przyczyny.
  7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub uzupełnienia treści zapytania ofertowego przed upływem terminu składania ofert. Informacja o wprowadzeniu zmian lub uzupełnieniu treści zapytania ofertowego zostanie opublikowana na stronie internetowej Zamawiającego.
  8. Jeżeli wprowadzone zmiany lub uzupełnienia treści zapytania ofertowego będą wymagały zmiany treści ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas potrzebny na dokonanie zmian w ofercie.
  9. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od zawarcia umowy z Wykonawcą, którego oferta otrzyma największą liczbę punktów, jeżeli cena oferty będzie przewyższała kwotę, którą Zamawiający planuje przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, zgodnie z budżetem projektu.

15. ZAŁĄCZNIKI

Załącznik 1 - Formularz Ofertowy

Załącznik 2 - Oświadczenia Oferenta

Wynik postępowania:

Informacja o wyniku postępowania: Zapytanie ofertowe nr 01/11/2017